Kiểm kê, xác minh và bảo toàn tài sản doanh nghiệp trong thủ tục phá sản

Mục tiêu của nghiệp vụ kiểm kê và bảo toàn tài sản

Một phương án nghiệp vụ đạt chất lượng cần trả lời được năm câu hỏi: (1) Tài sản thực tế tồn tại hay chỉ có trên sổ? (2) Quyền sở hữu, quyền sử dụng, quyền tài sản thuộc doanh nghiệp hay bên khác? (3) Có giao dịch bảo đảm, tranh chấp hoặc kê biên nào làm hạn chế quyền xử lý? (4) Giá trị của tài sản trong kịch bản tiếp tục hoạt động và kịch bản bán là bao nhiêu? (5) Việc bảo toàn nào có giá trị kinh tế hơn so với chi phí lưu kho, bảo quản, định giá hoặc tranh chấp?

Do đó, giá trị sổ sách, giá trị thị trường và số tiền thực tế có thể thu hồi là ba số liệu khác nhau. Một dây chuyền sản xuất ghi sổ 60 tỷ đồng không có nghĩa có thể bán được 60 tỷ; ngược lại, danh mục khách hàng và nhãn hiệu có thể có giá trị kinh doanh nhưng phải xác định quyền hợp pháp và khả năng chuyển giao trước khi đưa vào phương án.

Bước 1 – Khóa pháp nhân, địa điểm và nguồn dữ liệu

Đầu tiên phải xác định đúng người có tài sản, địa điểm và người đang nắm giữ thực tế. Trong tập đoàn nhiều pháp nhân, cùng một địa chỉ kho có thể chứa hàng của ba công ty, hàng gia công và hàng giữ hộ. Danh mục kiểm kê phải có mã pháp nhân – địa điểm – tài sản – chứng từ – người giữ – tình trạng pháp lý, tránh gộp vào một danh sách duy nhất. Kiểm tra danh sách chi nhánh, kho thuê, nhà xưởng, dự án, địa điểm lưu trữ ngoại tỉnh và đơn vị cung cấp dịch vụ kho bãi.

Ở giai đoạn thu thập, tạo bảng nguồn: hồ sơ giấy, dữ liệu kế toán, sổ quản trị, ngân hàng, đăng ký tài sản, đăng ký bảo đảm và xác nhận của người giữ tài sản. Trường hợp dữ liệu có thể bị xóa hoặc bị thay đổi, cần lưu bản sao được phép, thông tin thời điểm truy xuất, người chịu trách nhiệm và cách kiểm tra tính toàn vẹn. Không truy cập trái phép tài khoản, hệ thống số của bên khác dưới danh nghĩa “truy vết”.

Bước 2 – Kiểm kê thực tế và biên bản chứng cứ

Đối với tài sản hữu hình, hồ sơ cần tối thiểu: mã tài sản, mô tả đủ nhận dạng, vị trí, số lượng, tình trạng sử dụng, hình ảnh có mốc thời gian, tài liệu quyền sở hữu, người quản lý và chữ ký của người tham gia theo thủ tục. Với nhà xưởng hoặc dây chuyền hoạt động liên hoàn, nên ghi nhận khả năng tháo rời và tác động đến giá trị vận hành, thay vì bán từng chi tiết làm giảm tổng giá trị.

Với khoản phải thu, phải lập danh sách độc lập theo từng khách hàng, số dư gốc, chứng từ, ngày đến hạn, tranh chấp, bảo đảm (nếu có), lịch sử thu hồi và khả năng thực hiện. Khoản phải thu là một cấu phần tài sản cần xác minh, dù không hiện diện dưới dạng vật thể tại nhà kho.

Bước 3 – Đối chiếu quyền sở hữu và tài sản bảo đảm

Đây thường là khâu có tác động lớn nhất đến kết quả. Sổ tài sản kế toán có thể ghi máy móc thuê tài chính, hàng ký gửi hoặc tài sản bên thứ ba; ngược lại, một tài sản đã thanh toán từ tiền công ty nhưng đứng tên cá nhân cần được xác minh theo pháp luật tương ứng chứ không tự động kết luận thuộc công ty.

Từng tài sản bảo đảm cần có hồ sơ riêng gồm nghĩa vụ được bảo đảm, chủ thể bảo đảm, tài sản cụ thể, phạm vi đăng ký, tình trạng xử lý và văn bản ngân hàng. Nếu một giấy chứng nhận được dùng cho nhiều khoản vay, bảng dữ liệu phải tách mối quan hệ hợp đồng – tài sản – nghĩa vụ. Không nên đánh đồng giá trị định giá của ngân hàng, dư nợ còn lại và giá trị tài sản có thể thanh lý.

Bước 4 – Đánh giá rủi ro suy giảm, thất thoát và giao dịch bất thường

Các tài sản dễ hư hỏng, tốn chi phí bảo quản hoặc có nguy cơ chuyển dịch cần được ưu tiên kiểm tra. Đánh giá nguy cơ dựa trên chứng cứ và giá trị kinh tế: lịch sử xuất kho, lệnh giao hàng, chuyển khoản cho bên liên quan, giao dịch bán dưới giá thị trường, thay đổi người giữ tài sản, phí lưu kho quá lớn hoặc hợp đồng sắp hết hạn.

Quản tài viên có thể đề nghị Tòa án/Thẩm phán áp dụng biện pháp theo luật, không tự đưa ra quyết định kê biên, phong tỏa tài khoản, tuyên giao dịch vô hiệu hay cưỡng chế thu giữ. Việc bảo vệ hiện trạng cần được tổ chức đúng thẩm quyền, đúng phạm vi và có nhật ký chứng cứ.

Bước 5 – Phương án bảo toàn giá trị tài sản

Không phải cứ giữ nguyên mọi tài sản càng lâu càng tốt. Tài sản dễ hư hỏng hoặc chi phí giữ vượt giá trị cần được xem xét hướng xử lý theo trình tự pháp luật. Với tài sản tạo dòng tiền đang vận hành, cần so sánh giá trị kinh doanh tiếp tục hoạt động với giá trị bán tài sản riêng lẻ trước khi kiến nghị. Với tài sản quyền số, phải tính cả quyền sở hữu, tính bảo mật, sự cho phép chuyển giao và nghĩa vụ bảo vệ dữ liệu cá nhân.

Báo cáo đề xuất ít nhất ba nhóm: (i) tài sản cần bảo quản, giữ nguyên hiện trạng; (ii) tài sản cần xác minh thêm hoặc xử lý tranh chấp; (iii) tài sản có thể kiến nghị xử lý sớm vì rủi ro giảm giá trị. Tất cả phương án đều kèm chứng cứ, chi phí dự kiến và cơ quan có thẩm quyền.

Mốc thời hạn kiểm kê theo pháp luật

Điều 56 Luật Phục hồi, phá sản 2025 quy định doanh nghiệp tiến hành kiểm kê, báo cáo kết quả và xác định giá trị tài sản trong 15 ngày từ khi nhận quyết định mở thủ tục phá sản; việc gia hạn phải đúng điều kiện, văn bản và giới hạn luật định. Nếu kiểm kê không chính xác, Thẩm phán có thể yêu cầu tổ chức kiểm kê, xác định lại. Khách hàng không nên hiểu thời hạn này là lời cam kết dịch vụ hoàn tất mọi hoạt động định giá, xử lý tranh chấp và thanh lý phức tạp chỉ trong 15 ngày.

Tùy trường hợp, công việc kiểm kê ban đầu có thể diễn ra song song với xác minh sở hữu, yêu cầu bên thứ ba cung cấp hồ sơ hoặc xác minh nhiều tỉnh, thành phố. Các hoạt động hậu kiểm được ghi rõ trong báo cáo về việc đã hoàn thành và phần chưa thể xác minh.

Tình huống minh họa giả định

Một doanh nghiệp cơ khí khai báo 25 tỷ đồng hàng tồn kho tại ba kho. Kiểm kê cho thấy 7 tỷ là hàng của khách gửi gia công; 4 tỷ đã xuất kho nhưng chưa ghi nhận trong hệ thống; 3 tỷ là hàng lỗi khó tiêu thụ. Nếu giữ nguyên số liệu kế toán, khối tài sản bị xác định sai và việc bán tài sản có nguy cơ xâm phạm quyền của khách hàng. Nghiệp vụ đúng là lập biên bản từng kho, tách quyền sở hữu, điều chỉnh số liệu theo chứng cứ và báo cáo các điểm chưa thống nhất trước khi kiến nghị giá trị xử lý.

Tình huống giả định, không mô tả vụ việc khách hàng cụ thể.

Tiếp nhận hồ sơ

Nên gửi trước danh mục tài sản gần nhất, địa điểm lưu giữ, hồ sơ tài sản bảo đảm và quyết định Tòa án (nếu có). Chỉ sau khi kiểm tra phạm vi tài sản, số địa điểm và quyền truy cập hồ sơ mới có thể lập kế hoạch kiểm kê, xác minh và dự toán chi phí phù hợp. Liên hệ Tư vấn Phá sản – Quản tài viên TP.HCM.